繰り返す案内を、読める形にまとめます。（イメージ図です）
返したばかりなのに、また同じ説明をしている
昼のセッションが終わって、ようやく一息つけると思ったら、LINEに質問が届いている。丁寧に返したあとで、別の方からも似た質問が来る。相手は違うのだから、ちゃんと答えたい。でも、今日も同じ文章を打っているなと感じることはありませんか？
私なら、よくある質問を全部そろえるより、今週繰り返し答えたものを一つ、あとから読める場所に置くところから始めます。個別のお話を聞く時間まで、なくす必要はありません。
私のサイトにも、先に読める答えを置いています
一つの返事をページにすると言われても、それだけで足りるだろうかと迷うところだと思います。私も、長い説明を全部そろえてから始める形にはしたくありません。
このサイトのよくある質問には、「一部だけをお願いできますか」「AIが苦手でも大丈夫ですか」といった答えを置いています。相談の前に、頼める範囲や進め方を確かめてもらうためです。これで対応時間が何分減った、という計測の話ではありません。
あなたのLINEにも、そのまま使えそうな答えが残っていませんか？ 新しく文章を書こうとするより、実際に送った返事から、名前やその人だけの事情を外して整えるほうが、ふだんの言葉が残ります。
答えは、読んだあとに迷わないところまで
丁寧に答えようとするほど、いろいろな場合を想像して文章が長くなってしまいますよね。私なら、オンラインの相談方法について聞かれたときは、当日の進み方と困ったときの連絡先までを先にまとめます。次は書き方の例です。実際の方法や条件に合わせて直してください。
相談はオンラインで行い、お申込みのあとに参加方法をお送りします。初めてで接続に不安がある方は、当日までに一度ご連絡いただければと思います。
長い説明がある場合も、最初の一文で質問に答えてから、その答えに必要な条件と次の行動を添える形にします。読む方が、自分は次にどうすればよいかを確かめられるところまで書けたら、短いページでも役に立つと私は考えています。
質問への答えから、読み終えたあとの行動までを並べた図です。
ページを送ったあとに、会話を残す
ただ、質問にリンクだけが返ってきたら、少し寂しく感じることもありますよね。「こちらにまとめました。読んでみて、分かりにくいところがあれば教えてください」と添えるなら、入口を閉じずに案内できます。
体調や気持ちなど、その人の事情を聞かなければ答えられないことまで、共通の文章に入れなくて大丈夫です。分けたいのは、誰にでも同じ案内と、その方だから交わす会話です。
最近送った返事を一つ開いて、ほかの方にも使う部分に印を付けてみませんか。LINEとメールをどう使い分けるかは、私の運用の流れでも書いています。ここまで読んでいただき、ありがとうございました。
